asoluto Blog
Know-How zum Mitnehmen

Darf ich vorstellen – das asoluto Office-Management Team

Projektmanagement, Developer und jetzt auch die Mitarbeiterinnen unseres Office-Managements: Die Abteilungen sind vielfältig, die Persönlichkeiten unterschiedlich und die Aufgaben abwechslungsreich. Egal ob Rechnungslegung, Buchhaltung, der Empfang und die Bewirtung von Gästen, das tägliche Mittagessen oder Organisatorisches: Gabi, Leni und Barbara sind vieles – nur nicht von Langeweile geplagt. Unsere drei „behind-the-scenes“-Ladies geben uns heute einen Blick hinter die Kulissen.

Gabriele Keel

Liebe Gabi, seit wann bist Du bei asoluto und wie war Dein erster Arbeitstag?

Mein erster Arbeitstag war der 9. Jänner 2017.
Die größte Herausforderung war für mich der Umstieg von Windows auf Apple, denn als jahrzehntelange Windows-Userin, die zuvor ausschließlich mit Word und Excel gearbeitet hat, war das wirklich sehr harte Knochenarbeit.
Soviel ich auch am Anfang über Pages und Numbers geflucht habe, sind wir jetzt gute Freunde geworden.
Da ich in meinem letzten Job auch die Funktion als Assistentin der Geschäftsführung bei einem Verlag inne hatte, war der Aufgabenbereich also nichts Neues für mich, nur die Branche hat sich geändert und ich habe seit dem ersten Tag sehr viel über digitale Medien dazugelernt. Und: In diesem Bereich hört das Lernen auch nie auf.

Wie läuft ein typischer Tag bei Dir ab und was sind Deine wichtigsten Aufgaben?

Ein ganz normaler Arbeitstag beginnt mit der Zubereitung einer großen Kanne Kräutertee und dem Lesen meiner E-Mails.
Der Blick auf das Bankkonto um Zahlungseingänge zu überprüfen, ist – genau wie das Schreiben von Rechnungen – obligatorisch.
Das Überweisen von fälligen Lieferantenrechnungen und das Erledigen diverser Personalagenden sind ebenfalls Teil meiner Tagesroutine.
Der Rest des Tages wird durch Aufgaben gefüllt, die ich für Béatrice und Martin erledige.

Und zu guter Letzt: Was gefällt Dir am besten an deinem Job?

Das Arbeiten in einem so tollen, jungen, dynamischen Team macht einfach Spaß und hält mich jung und fit.
Da ich ein „Zahlenmensch“ bin und die Hand über unsere Finanzen halte, ist dieser Job wirklich jeden Tag erfüllend für mich, und ich bin Béatrice und Martin für ihr großes Vertrauen sehr dankbar, die Finanzen verwalten und meinen Aufgabenbereich selbständig gestalten zu dürfen.

Leni Office Managment

Helene Schmid

Liebe Leni, seit wann bist Du bei asoluto und wie war Dein erster Arbeitstag?

Ich bin seit genau einem Jahr bei asoluto am Empfang tätig. Ich weiß noch, dass ich an meinem ersten Arbeitstag etwas nervös in die Agentur kam, aber beim nachhause Gehen schon viel entspannter war. Ich habe mich sehr schnell als Teil des Teams gefühlt und gemerkt, dass hier niemand böse oder genervt ist, wenn man Fragen stellt. Und gerade am Anfang hat man das Gefühl, manches doppelt und dreifach nachfragen zu müssen.

Wie läuft ein typischer Tag bei Dir ab und was sind Deine wichtigsten Aufgaben?

Ich würde nicht sagen, dass es bei mir „einen typischen Arbeitstag“ gibt. Ich komme zwar jeden Tag etwa zur gleichen Zeit in die Agentur und gehe – meistens – auch zur selben Zeit nach Hause, aber ich habe jeden Tag etwas anderes zu erledigen, das meiste davon spontan und in zufälliger Reihenfolge.
Zu meinen täglichen Aufgaben gehört das Bearbeiten von allgemeinen E-Mails, das Bewirten von Gästen, das Abheben des Telefons, das Bestellen des Mittagessens und das „Pflegen“ des Büros (Pflanzen gießen, Verbrauchsgegenstände nachbestellen und entgegen nehmen etc.).
Neben diesen Tätigkeiten habe ich oft noch andere (Recherche-)Aufgaben, bei denen ich meinen Kollegen unter die Arme greife. Egal ob Social Media-Unterstützung, Branchenrecherchen, Telefonate für Kunden oder Analysen diverser Clippings – es ist umfassend, spannend und abwechslungsreich.

Und zu guter Letzt: Was gefällt Dir am besten an deinem Job?

An meinem Job gefällt mir, dass ich mit allen Ebenen der Agentur zusammenarbeite und mein Tagesablauf sehr abwechslungsreich ist. Ich bin für beide Agenturseiten zuständig (digital und public relations) und so teilen sich meine Aufgaben auch in beide Bereiche. Das Spannende dabei: Ich bin fast täglich mit den unterschiedlichsten Aufgabenbereichen in Berührung und mit fast allen meiner Kolleginnen und Kollegen in Kontakt.
Meine Hauptaufgabe kann man so zusammenfassen, dass ich mich um viele Kleinigkeiten kümmere, die täglich anfallen und einen reibungslosen Ablauf auch hinter den Kulissen ermöglichen – und das mag ich am liebsten: Wenn am Ende des Tages alle zufrieden sind. 😊

Barbara Schöbl

Barbara Schöbl

Liebe Barbara, seit wann bist Du bei asoluto und wie war Dein erster Arbeitstag?

Dazu muss ich ein bisschen ausholen: Eigentlich bin ich seit Tag Null (November 2011) bei asoluto. Da asoluto allerdings durch die Zusammenlegung der Teams zweier Agenturen entstanden ist, liegt mein 1. Arbeitstag bei einer dieser beiden Agenturen tatsächlich bereits über ein Vierteljahrhundert zurück. Im Oktober 1992 habe ich als Assistentin der damaligen Geschäftsführerin am ursprünglichen Standort in Klosterneuburg/Weidling in einem sehr netten, überschaubaren Team zu arbeiten begonnen. Inzwischen haben wir bereits dreimal neue Büroräumlichkeiten bezogen und ich habe die verschiedensten Positionen durchlaufen. Bis ich schließlich vor allem aufgrund familiärer Veränderungen (ich bin seit 11 Jahren Mutter eines Sohnes) im Office-Management (Controlling) gelandet bin. In diesem Bereich ist die Arbeit planbarer, somit leichter einteilbar und es gibt selten einen Termindruck, was mir als Alleinerzieherin sehr entgegenkommt.

Wie läuft ein typischer Tag bei Dir ab und was sind Deine wichtigsten Aufgaben?

Mein Tag beginnt meistens mit dem obligatorischen Zeitunglesen. Währenddessen kontrolliere ich unseren Kontostand und bearbeite den aktuellen Kontoauszug. Dann wird gecheckt, ob neue Lieferantenrechnungen eingetrudelt sind, die bezahlt werden wollen oder ob ich – was ich viel lieber mache – selbst Rechnungen stellen kann 😉. Mein typischer Tag besteht zum größten Teil aus dem Umgang mit Zahlen in jeglicher Form. Klingt vielleicht etwas trocken – ist es für mich aber ganz und gar nicht.

Und zu guter Letzt: Was gefällt Dir am besten an deinem Job?

Ich genieße es, relativ unabhängig arbeiten zu können und trotzdem in ein sehr nettes Mitarbeiter-Team eingebunden zu sein, wo man seine Ideen und Gedanken beim gemeinsamen Lunch oder dem einen oder anderen Kaffeepäuschen austauschen kann. Ich bin sehr stolz auf das hohe Ausmaß an Vertrauen, das mir meine Chefs entgegenbringen und unheimlich froh über ihr Verständnis für meine Lebenssituation und die damit verbunden Hilfe bei der Vereinbarkeit zwischen Sohnemann und Beruf. Sie haben immer ein offenes Ohr und gehen meistens gerne auf unsere Wünsche und Anregungen ein. Ich kann mir eigentlich kein schöneres Arbeitsumfeld vorstellen.

Zusammenfassend sind die Aufgabenbereiche unserer Office-Management-Damen umfassend, abwechslungsreich und vor allem wohl unabdingbar für einen reibungslosen Ablauf in den unterschiedlichsten Bereichen. Wir sind jedenfalls froh, drei sehr engagierte und stets hilfsbereite Office-Managerinnen mit an Bord zu haben – egal ob Mittagessen, spontane Buchhaltungsangelegenheiten oder das Finden von Büromaterial.

Und damit gebe ich das Staffelholz direkt an Leni weiter, die euch im nächsten Beitrag dieser Serie unser PR-Team vorstellt.

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(leider nicht die essbaren)
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